روند کاری ریاست دفتر
ریاست دفتر مقام وزارت عدلیه جهت انسجام و هماهنگی امور داخلی وزارت و تامین ارتباط با سایر ادارات دولتی وغیر دولتی و مردم تشکیل یافته است که مهمترین وظایف این ریاست قرار ذیل است:
- تامین و تنظیم ارتباط رسمی وزارت عدلیه با سایر ادارات از طریق شعبات ذیربط.
- دریافت ارسال و مرسول و ارایه آن به مراجع مربوطه بعد از هدایت رهبری وزارت.
- دریافت مکاتیب محرمانه و خاص که از سایر مراجع به وزارت عدلیه مواصلت می ورزد و ارایه آن به مقام رهبری وزارت.
- حصول احکام و هدایت مقام وزارت و ابلاغ آن به مراجع مربوطه.
- ترتیب اجندای جلسات کاری وزارت، تنظیم جلسات شورای رهبری و ابلاغ آن به مراجع ذیرط.
- ترتیب اسناد و پلان ملاقات های کاری مقام رهبری وزارت
- تنظیم امور اشتراک در سیمینارها، ورکشاپ ها، مجالس، کانفراسهای مطبوعاتی، سفرهای رسمی مقام رهبری وزارت، اخذ وجمع آوری اطلاعات از رسانه های خبری، مطبوعات وجراید.
- جمع آوری عرایض، تجزیه وتحلیل، اخذ احکام در عرایض و تنظیم امور پذیرش مراجعین با رهبری مقام وزارت جهت ملاقات .
- آرشیف ارسال و مرسول و سایر امور مربوط به آرشیف مطابق لایحه وظایف و احکام مقرره آرشیف .
- تکثیر و ارسال فرامین، احکام، مصوبات، اوامر وهدایات مقام رهبری وزارت به مراجع ذیرط.
- حمایت از حقوق بشر و ارتقای ظرفیت حکومت در مورد تطبیق موضوعات حقوق بشری در ادارات دولتی .
- ترتیب و ارایه گزارش از وضعیت حقوق بشر در ادارات دولتی.
رهنمود اجراآت یومیه ریاست دفتر مقام رهبری وزارت:
ریاست دفتر بمنظور انسجام بهترامور وهماهنگی امور داخلی وزارت و تامین ارتباط با سایر ادارات و مردم تشکیل یافته که مهمترین و ظایف آن در ( چهار) بخش تشریح و توضیح گردیده است.
بخش اول: اسناد و ارتباط
این بخش یکی از مهمترین بخش های ریاست دفتر بوده که تامین وتنظیم ارتباط، دریافت ارسال ومرسول، تکثیر وابلاغ احکام، فرامین، مصوبات، مکاتیب پیشنهادات وزارت عدلیه وسایر ادارات را به مراجع مربوطه به عهده دارد.
طرز اجرا:
- ثبت احکام، فرامین، مصوبات، مکاتیب، عرایض و پیشنهادات و ارسال آن به ریاست دفتر مقام وزارت توسط مدیریت اسناد و ارتباط
- تکثیر و ارسال آن عرایض آگاهی و اجراآت به تمام بخش های وزارت و یا به مراجع ذیربط ذریعه مکتوب بعد از هدایت مقام رهبری و ریاست دفتر مقام توسط مدیریت اسناد و ارتباط.
پروسه کاری اسناد وارتباط:
- دریافت ارسال و مرسول، تکثیر وابلاغ احکام، فرامین، مصوبات، مکاتیب و پیشنهادات وزارت عدلیه وسایر ادارات به مراجع مربوطه.
- ثبت احکام، فرامین، مصوبات، مکاتیب متحدالمال، عرایض و پیشنهادات و ارسال آن به ریاست دفتر توسط مدیریت اسناد و ارتباط.
- تکثیر و ارسال آن غرض آگاهی و اجراآت به تمام بخش های وزارت و یا مراجع ذیربط ذریعه مکتوب و یا جنساً بعد از هدایت مقام رهبری وزارت و ریاست دفتر مقام توسط مدیریت اسناد و ارتباط.
بخش دوم: عرایض و پذیرش
تنظیم پذیرش مراجعین وطی عرایض جهت ملاقات و ملاحظه شد مقام رهبری وزارت عدلیه:
- طرزاجراء عرایض:
- ثبت عرایض در مدیریت عرایض و پذیرش.
- ارسال عرایض به ریاست دفتر بعد از تحریر حکم با در نظر داشت موضوع واحکام قوانین نافذه توسط مدیریت عرایض و پذیرش.
- ثبت احکام مقام رهبری وزارت در مدیریت عرایض و پذیرش بعد از اخذ حکم رهبری وزارت توسط ریاست دفتر.
- تسلیم دهی عرایض به عارض بعد از حکم مقام رهبری جهت طی مراحل بعدی توسط مدیریت عرایض وپذیرش .
پروسه کاری بخش عرایض:
- تنظیم پذیرش مراجعین وطی عرایض جهت ملاقات و ملاحظه شد مقام رهبری وزارت عدلیه.
- ثبت عرایض در مدیریت عرایض و پذیرش.
- ارسال عرایض به ریاست دفتر بعد از تحریر حکم با در نظر داشت موضوع واحکام قوانین نافذه توسط مدیریت عرایض و پذیرش.
- ثبت احکام مقام رهبری وزارت در مدیریت عرایض و پذیرش بعد از اخذ حکم رهبری وزارت توسط ریاست دفتر.
- تسلیم دهی عرایض به عارض بعد از حکم مقام رهبری جهت طی مراحل بعدی توسط مدیریت عرایض وپذیرش .
طرزاجراء پذیرش
- دریافت و ثبت درخواست ملاقات، موضوع وهدف ملاقات با مقام رهبری وزارت توسط مدیریت پذیرش .
- تنظیم وقت ملاقات شخص ملاقات کننده در تفاهم کننده در تفاهم با سکرتریت مقام رهبری وزارت بعد از تشخیص ضرورت ملاقات توسط مدیریت پذیرش.
- ثبت شهرت، آدرس، وظیفه ونمبر تلفون ملاقات کننده قبل از ملاقات توسط مدیریت پذیرش.
پروسه کاری بخش پذیرش:
- تنظیم پذیرش مراجعین و طی مراحل آن جهت ملاقات با مقام رهبری وزارت عدلیه.
- دریافت وثبت در خواست ملاقات، موضوع و هدف ملاقات با مقام رهبری وزارت توسط مدیریت پذیرش.
- تنظیم وقت ملاقات شخص ملاقات کننده در تفاهم باسکریت مقام رهبری وزارت بعد از تشخیص ضرورت ملاقات توسط مدیریت پذیرش.
- ثبت شهرت، آدرس، وظیفه و نمبر تلفون ملاقات کننده قبل از ملاقات توسط مدیریت پذیرش.
- ملاقات شخص متقاضی با مقام رهبری وزارت.
بخش سوم آرشیف:
ارسال ومرسل، حفظ اوراق در بخش های ذیل وامحای آن مطابق احکام مقرره آرشیف تنظیم و ترتیب گردیده است.
طررزاجراء:
- طرز اجراآت اجرائیه:
- ثبت مکاتیب توسط اجرائیه آرشیف و ارسال آن به مراجع مربوطه بصورت مستقیم و یا از طریق پسته در صورتیکه اسناد تکمیل باشد.
- مسترد نمودن مکاتیب واسناد به مراجع اولی جهت تکمیل اسناد بعد از اخذ هدایت توسط اجرائیه آرشیف.
پروسه کاری بخش اجرائیه:
- ارسال ومرسول، حفظ اوراق امحای آن مطابق احکام مقرره آرشیف.
- بازدید اسناد توسط مدیریت آرشیف>
آیا اسناد تکمیل است؟
بلی نخیر
ثبت مکاتیب وارسال آن به مراجع مربوطه مسترد نمودن مکاتیب واسناد به مراجع
بصورت مستقیم ویا از طریق پسته اولی جهت تکمیل اسناد بعد از اخذ هدایت
دریافت بموقع اسناد توسط مراجع مربوطه
- طرز اجراء حفظیه:
- ثبت اسناد بعد از مواصلت رسمی اسناد و سوابق از سوی بخش های مربوط وزارت که مدت دوسال از نگهداری آن میگذرد توسط آرشیف .
- تطبیق اسناد با فهرست بعد از ثبت سوابق آن باتفکیک سال به دفتر اندراج.
- ارسال رسمی اسناد بصورت فهرست وار به مخزن بعد از مدت چهار سال.
- ارایه معلومات به جواب مکاتیب واستعلام که غرض اخذ معلومات سوابق از مراجع مختلف مواصلت میورزد بعد از اخذ هدایت وحفظ کاپی آن در دوسیه مربوطه.
پروسه کاری بخش حفظیه:
مواصلت رسمی اسناد وسوابق از سوی بخش های مربوط وزارت که مدت دوسال از نگهداری آن میگذرد به آرشیف.
ثبت اسناد در بخش حفظیه
- تطبیق اسناد با فهرست بعد از ثبت مکتوب اسناد واصله توسط بخش حفظیه.
- نگهداری اسناد به الماری های مربوط بعد از ثبت سوابق آن با تفکیک سال به دفتر انداراج.
- ارسال رسمی اسناد بصورت فهرست وار به مخزن که مدت چهار سال از نگهداری آن میگذرد.
- ارایه معلومات به جواب مکاتیب و استعلام که غرض اخذ معلومات سوابق از مراجع مختلف مواصلت میورزد بعد از اخذ هدایت و حفظ کاپی آن در دوسیه مربوطه.
- جابجایی وحفظ اسناد در دوسیه های جداگانه.
- طرزاجراء مخزن
- ثبت مکتوب اسناد که بعد از مدت چهار سال از جانب بخش حفظیه مواصلت میورزد.
- ثبت اسناد در دفتراندراج وتنظیم آن درالماری های مربوطه باتفکیک سال بعد از تطبیق اسناد با فهرست آن .
- فهرست نمودن آنعده اسناد وسوابق مطابق به قانون آرشیف که مدت ده سال را سپری نموده باشند.
- ارایه پیشنهاد غرض هدایت مقام رهبری وزارت در مورد اسناد وسوابق که مدت ده سال از نگهداری آن میگذرد.
- اجراات مطابق احکام مقام رهبری وزارت در مورد اسناد و سوابق که مدت ده سال از حفظ آن میگذرد.
- ارایه معلومات به جواب مکاتیب واستعلام که غرض اخذ معلومات سوابق از مراجع مختلف مواصلت میورزد بعد از اخذ هدایت وحفظ کاپی آن در دوسیه مربوط.
پروسه کاری بخش مخزن:
- مواصلت رسمی اسناد وسوابق از بخش حفظیه که مدت چهار سال از نگهداری آن میگذرد به بخش مخزن.
- ثبت اسناد در دفتر اندراج و جابجایی آن در الماری های مربوطه با تفکیک سال بعد از تطبیق اسناد بافهرست آن.
- فهرست نمودن آنعده اسناد که سوابق که مدت ده سال از نگهداری آن در آرشیف میگذرد مطابق به قانون آرشیف.
- ارایه پیشنهاد غرض هدایت مقام رهبری وزارت در مورد اسناد مذکور بعد از تکمیل فهرست اسناد .
- اجرآات مطابق احکام مقام رهبری وزارت در مورد اسناد وسوابق که مدت ده سال از نگهداری آن میگذرد.
- ارایه معلومات به جواب مکاتیب واستعلام که غرض اخذ معلومات سوابق از مراجع مختلف مواصلت میورزد بعد از اخذ هدایت وحفظ کاپی آن در دوسیه مربوبطه.
- تنظیم و حفظ اسناد در دوسیه جداگانه.